thevent.co.il

הפקת כנסים - כשיעילות והנאה צריכים להתחבר



הפקת כנסים שונה בתכליתה מהפקת כל אירוע אחר, שכן כאן חייב להיות מושם דגש חשוב על הסדר הכרונולוגי שבו מועברים התכנים ועל הפן האינפורמטיבי, ולא רק על מידת הנאתם של המשתתפים מהכנס


ארגון כנס, כל שכן כשמדובר בארגון כנס גדול, היא אינה מטלה פשוטה, היות וישנם הרבה קריטריונים עליהם יש לשים דגש ולדאוג לסנכרונם כמו למשל ההיכל, התאורה, הקייטרינג והסאונד.

בנוסף, ישנה דרישה לשלב תכנים אינפורמטיביים בצורה מהנה ולא 'יבשה', כדי לסחוף את קהל הנוכחים ולא לייגע אותם. במאמר זה נשתדל לענות על השאלה המאתגרת- כיצד מבצעים הפקת כנסים ברמה גבוהה?
הפקת כנסים

הגדירו מראש תקציב

ככל שתמהרו להגדיר מראש את התקציב לצורך ארגון הכנס, כך תוכלו להתפנות מהר יותר להפקה עצמה.

חשוב להגדיר תקרה שממנה לא תוכלו לחרוג, אך במקביל להגדיר תקציב ריאלי שיוכל לשמש אתכם לצורך הפקת כנסים גדולים ברמה גבוהה.

עלות ממוצעת של כנס גדול  יכולה להגיע ל-10,000-20,000 ש"ח ומעלה. התקציב הוא לא רק פונקציה של נותני השירות והמקום שבו תבקשו לארגן את האירוע, אלא גם של האטרקציות המיוחדות שתבחרו לשלב בו.

אטרקציה הכוללת מופע של איש בידור, הגובה אלפי דולרים לכל אירוע, תעלה באופן טבעי יותר מכנס ללא אטרקציות מיוחדות.


בחרו בחברת הפקות מתאימה

בשוק תוכלו למצוא מספר חברות הפקות המתמחות בארגון ובהפקת כנסים בסדר גודל מכובד. גזית גיזמות, צהלולים ו-Wise productionsהן כולן דוגמאות לחברות המעניקות שירותים בתחום זה. במידה והגיתם מראש קונספט מסויים, חשוב לבחור בחברת הפקות המתמחה במימוש קונספטים מסוג זה, כמו למשל חברות המתמחות בארגון אירועי בוטיק וכד'.


קונספט האירוע

זה מביא אותנו לנקודה הבאה- חשבו היטב על הקונספט של הכנס שתרצו לארגן. אתם לא מוכרחים לרדת לפרטי פרטים, אחרי הכל, למטרה זו בדיוק שכרתם את שירותיה של חברת ההפקות.

עם זאת, בעיניי כל בעל עסק יש את החזון שאמור להוביל את הכנס, ופרטים כלליים לגבי אפיונו. נסו לחשוב מראש על הדגשים הכלליים, כמו למשל האם תרצו אווירת בוטיק, האם תרצו אווירה בלתי פורמלית, האם ישנן אטרקציות מיוחדות שתרצו לשלב בכנס וכד'. בהמשך תוכלו לתכנן, יחד עם חברת ההפקות, את האירוע לפרטים הקטנים.


בחירה במקום המתאים

אתם צריכים להתייחס לארגון הכנס ברמת החשיבות הגבוהה ביותר, משל היה מדובר ביום חתונתכם. זה אומר שחשוב לשים דגש חשוב על בחירת המקום, שישדר לא רק את האווירה הרצויה אלא כמובן גם יוכל להכיל את כמות המשתתפים הרבה. הקדישו די זמן לביקור וסיור בכל אחד מהמקומות הפוטנציאליים על מנת לבצע בחירה איכותית ונבונה.


קביעת מועד מתאים

בדומה לתעשיית החתונות למשל, גם מקומות והיכלים המיועדים לארגון כנסים מציעים תעריפים שונים במועדים שונים.

כך למשל הפקת כנסים בעונת החורף תעלה משמעותית פחות מאשר בעונת הקיץ הלוהטת ועמוסת האירועים. חשוב לבצע מחקר ולקבוע את התאריך שבו כמה שיותר משתתפים יוכלו להיענות להזמנתכם להגיע לכנס.

זכרו שבסופו של דבר, הכנס נערך בעבור המשתתפים ולכן הוא יהיה מוצלח רק בתנאי שההיענות לו תהיה מקסימלית. במידה והמקום שבו סגרתם מבקש מכסת אנשים מינימלית, וודאו עד איזה מועד תוכלו להחזיר לו תשובה לגבי כמות המשתתפים על מנת שלא תצאו בהפסדים.

סגרו הכל בכתב ובמסודר

ארגון כנסים בסדר גודל מכובד, כרוך בעבודה מול נותני שירות רבים. מטבע הדברים, אתם כגוף אחד לא תוכלו לזכור ולהכיל את כל הפרטים שסוכמו עם כל אחד מנותני השירות.

כדי להימנע מכאוס מיותר, חשוב לעגן באמצעות חוזה את עיקרי הדברים שסיכמתם עם כל אחד מהצדדים המעורבים בארגון האירוע.


לוח זמנים

מדובר באחד הקריטריונים החשובים ביותר, שכן לוח זמנים בכנס, כל שכן כשמדובר בכנס גדול משתתפים, צריך להיות מתוקתק ולא להשאיר 'חורים מתים' שבהם המשתתפים יחושו בשעמום או ירצו לעזוב חלילה.

חשוב לשלב בצורה נכונה בין תכנים לימודיים לבין תכנים שנועדו לספק הווי ובידור, ולהפקיד אדם מטעם חברת ההפקות שיהיה אחראי על ניהול נכון של הלו"ז ביום הכנס.


על ההבדל בין כנסים קטנים לגדולים

בתעשייה נהוג לומר 'מרבה משתתפים מרבה דאגות', שכן אין מנוס מלהודות בעובדות- משמעותית קשה יותר לבצע הפקת כנסים מרובי משתתפים מאשר ארגון כנסים בסדר גודל צנוע יותר.

יש להקפיד ביתר שאת על סנכרון נכון בין כל האלמנטים הכרוכים באירוע, להפקיד על סאונד ותאורה איכותית, כך שכל משתתפי הכנס יוכלו ליהנות מהתכנים המועברים בו, לבחור באולם כנסים מתאים אשר יכיל את כולם בנוחות ולהזמין כמויות אוכל גדולות על מנת שאיש לא ירגיש מקופח.

למעשה, המכנה המשותף בין הפקת כנסים גדולים לבין הפקת כנסים צנועים יותר, הוא ששניהם צריכים להתנהל במקצועיות המירבית. מעבר לכך, כל מה שכרוך בארגון הכנס הגדול צריך להיות מאסיבי, מהנה ומושקע יותר, על מנת להצליח לגעת בכל אחת מהמוני המשתתפים.

תמיד תחשבו בגדול, כך שגם האדם היושב בשורה הרחוקה ביותר יוכל לספוג וליהנות מהתכנים המועברים לו.


חשוב להקפיד על שילוט נכון של האירוע, על מנת ליצור תחושה של מיתוג ולאפיין את האירוע בצורה מתאימה.
לכן מומלץ להעביר את החומרים הגרפיים הקשורים בחברה, כמו לדוגמא לוגואים, לצורך מילוי תוכן השלטים




06/12/2011    thevent.co.il
פורום הפקת אירועים

© זכויות יוצרים – מאמר זה מובא על ידי אתר thevent.co.il, הינו בבעלותו הבלעדית והשימוש בו כפוף לתנאי השימוש המפורטים באתר. למען הסר ספק, מובהר בזאת כי אין לצלם ו/או לשכפל ו/או להעתיק ו/או לפרסם ו/או להעביר מאמר זה, או חלקים ממנו, לאף גורם. הפרת האמור לעיל בכל אופן או צורה אסורה בהחלט. בעלי המאמר יפעלו וינקטו בכל הצעדים המשפטיים העומדים בפניהם בכל מקרה של הפרה של תנאים אלו. במידה ואתם מעוניינים להשתמש בתכנים או חלק מהם – פנו אלינו דרך טופס יצירת קשר


תוכן מומלץ
Copyright © 2019 thevent.co.il כל הזכויות שמורות
אתר מפיקי אירועים מציג בפניכם מידע ועסקים מומלצים מתחום הפקת אירועים
מעוניינים להפיק כנס? המפיקים שלנו במרחק שיחה
אנחנו עובדים עם מפיקי אירועים מובילים בישראל - השאירו פרטים ונדאג להפנות אליכם את הטובים ביותר

שם מלא:
טלפון:
אימייל:
יישוב:
אנחנו לא נשלח אליך SPAM לאימייל, המספר יעבור לספקים מומלצים בלבד!