מפיקי אירועים - איך בוחרים את המפיק הנכון?

מםפיק אירועים הפך זה מכבר לגורם המשמעותי ביותר בכל אירוע, איך זה קרה וכיצד בוחרים את המפיק הנכון? תשובות במאמר



לא כולנו ניחנו בתכונות ובקשרים בשביל לארגן אירוע מא' עד ת'. גם לא לכולנו יש את הזמן והסבלנות להתעסק עם ארגונו של אירוע, גם אם מדובר באירוע שלנו. למזלנו, יש את מפיקי האירועים שיעשו את העבודה עבורנו.

תפקידם של מפיקי אירועים הוא, בשלב הראשוני לדאוג לתכנונו של האירוע ובשלבים המתקדמים לדאוג שכל הגורמים והספקים המעורבים באירוע יבצעו את עבודתם כמו שצריך ובזמן שצריך ושהאירוע יראה ויתקיים בהתאם לתכנון ההתחלתי (כמובן שהכול מתבצע מול בעל האירוע).

מפיק האירועים הוא האיש שבמסגרת תפקידו יהיה אחראי על  כל הגורמים המעורבים באירוע.

הוא זה שיצטרך לדאוג שכל החלקים המשולים לכל הספקים ובעלי המקצוע הלוקחים חלק באירוע יהפכו יחד לשלם המשול לאירוע ואותו השלם יהיה מושלם ויספק את בעלי האירוע.

מפיקי אירועים יכינו בדרך כלל מראש מערך אירוע, על פי בקשותיו ודגשיו של בעל האירוע.

הם יערכו לעצמם רשימות מסודרות של כל הספקים ובעלי המקצוע. ידאגו לשעות ההגעה ולתפקודו היעיל של כל ספק וספק.

במסגרת תפקידיו יהיה המפיק אחראי גם על האטרקציות באירוע ועל מימוש קונספט האירוע (במידה ויש כזה) עליו החליטו בעלי האירוע.


הפקת אירועים – איך בוחרים מפיק או חברת הפקה?

ניסיון ומקצועיות– בדקו מול מפיק האירועים או חברת ההפקות כמה ניסיון יש להם בתחום הפקת האירועים. כמה אירועים הם הפיקו בעבר והאם יצא להם להפיק אירועים הדומים במתכונתם לאירוע שלכם.

במקצוע הפקת אירועים יש חשיבות גבוהה לניסיון מכיוון שמתוקף תפקידם נדרשים מהם קישורים מאוד ספציפיים כמו: סדר, אסרטיביות, אנרגטיות ויצירתיות ולא תמיד תוכלו לדעת על סמך פגישה האם הם ניחנו בתכונות אלו.

המלצות ודוגמאות – נסו להשיג המלצות על מפיק או חברת הפקות אירועים ספציפית. אם אתם לא מצליחים להשיג המלצות לבדכם בקשו מאותו מפיק שיראה לכם דוגמאות לאירועים שאותם הפיק (קלטות וידאו וכדומה). אל תהססו אף לבקש ממנו שיפנה אתכם לאדם עבור הפיק אירוע בכדי לקבל ממנו המלצות.

תקשורת – תפקידם של מפיקי אירועים הוא להוציא את האירוע עליו אתם חולמים ואותו אתם מדמיינים לפועל. לכן, חשוב מאוד שהוא יבין אתכם ואת כוונתכם. בדקו שיש לכם כימיה איתו בשיחה, שהוא מקשיב לכם, שואל שאלות ענייניות ומראה שהוא מבין מה אתם רוצים ולמה אתם מצפים.

מחיר – קריטריון נוסף החשוב בבחירת מפיק אירועים הוא המחיר אותו הוא ייגבה עבור שירותיו. הפקת אירועים היא הוצאה נוספת נוסף לכל ההוצאות של האירוע. לכם, אם התקציב שלכם מוגבל חשוב מאוד לערוך סקר מחירים לפני שאתם בוחרים את מפיק האירוע שלכם.

מחיר השכרת שירותיו של מפיק אירועים עולים לרוב על 5000 דולר ויכולים להגיע גם ל20 אלף דולר. תלוי בסוג האירוע וגודלו.