הפקת כנסים- המדריך השלם

אם אתם רוצים לארגן כנס לעובדים, ואם רוצים לארגן כנס מקצועי או אקדמי, איש מקצוע בתחום ידע לתת לכם את המירב



כנסים עסקיים דורשים תכנון ולוגיסטיקה בדיוק כמו כל אירוע אחר ולפעמים אפילו יותר. לכן, רוב האנשים אשר מעוניינים לארגן כנס ישתמשו בשירותים של חברות העוסקות בנושא של הפקת כנסים, בכדי שאלו באמצעות הכלים והניסיון המקצועי שברשותם ידאגו שכל הגורמים שלוקחים חלק בתכנון הכנס יעשו את תפקידם כראוי ושבסופו של דבר הכנס יראה כמו שמתכנניו מצפים ממנו להיראות.

כחלק מתפקידיה של חברה העוסקת בנושא של הפקת כנסים, עליה לדאוג להזמנת המקום בו יתקיים הכנס, מימוש הקונספט של אותו הכנס, קשר רציף עם כל הספקים המעורבים בכנס ודאגה שיבצעו את תפקידם בזמן, טיפול בנושא הציוד של הכנס (הגברה, מסכים, מחשבים וכדומה), אחריות על עיצוב המקום, כיבוד (אוכל ושתייה שיקבלו באי הכנס) ובכלל דאגה לכל הפרטים גם הקטנים ביותר בכדי שהכנס יתפקד כמו שצריך.


 כיצד בוחרים חברת הפקת כנסים

כשבוחרים חברה העוסקת בנושא של הפקת כנסים. דבר ראשון שחשוב לבדוק הוא, שמדובר בחברה מקצועית עם ניסיון בתחום.
כנסים עסקיים יכולים להיות חשובים מאוד לחברה, לעיתים קרובות לקוחות חשובים וגדולים יוזמנו לכנס וחשוב מאוד שהכול יתקתק כמו שצריך ובצורה הטובה ביותר. לכן חשוב לוודא, שאתה חברת הפקת כנסים, יודעת מה היא עושה והתנסתה בסוג הכנסים האלו בעבר.

דבר נוסף שחשוב לבדוק בבחירת חברה העוסקת בנושא הפקת כנסים הוא, התקשורת עם מפיקי הכנסים שעובדים איתכם. האם החברה, נותנת לכם יחס אישי ודיווח שוטף לגבי הליכים שהם מבצעים, האם אתם מרגישים שהם מבינים מה אתם מצפים מהכנס ומתכוונים ליישם זאת באופן נכון, האם יש לכם כימיה וזרימה עם מפיקי הכנס.


לאיזה כנס אתם רוצים להיכנס?

ישנם שלל סוגי כנסים, לדוגמא: כנסים רפואיים, כנסים לחברות היי טק, כנסים מדעיים ועוד. ישנם כנסים המתקיימים על בסיס קבוע (מדי שנה או מדי מספר חודשים) וישנם כנסים חד פעמיים. הכנסים יכולים להיות בסדרי גודל שונים ובהתאמה להיות מיועדים למספר מצומצם של מבקרים או לחילופין  למאות ולעיתים אף לאלפי מוזמנים ויותר. הכנסים הגדולים ידרשו לעיתים קרובות לוגיסטיקה מורכבת הרבה יותר שכחלק ממנה יצטרכו מארגני הכנס למצוא נותני חסות או מפרסמים בשביל שאלו יעזרו במימון הכנס.


ניתן לחלק את הכנסים למספר סוגים ביניהם:

• כנסים מקצועיים- שאליהם משתייכים גם ימי עיון וועידות עסקים.

• כנסים שיווקיים- שהם כנסים שיהיו מיועדים בדרך כלל ללקוחות החברה.

• תערוכות- הכוללות תערוכות המיועדות לקהל הרחב ותערוכות מקצועיות.